Backlist toegankelijk maken: zo bepaal je de juiste volgorde

1. Baken eerst af

Eerst de definitie van de backlist. In dit verband bestaat de backlist uit e-books die vóór 28 juni 2025 zijn verschenen en nog commercieel verkrijgbaar zijn. Sinds die datum gelden namelijk de Europese toegankelijkheidsregels voor e-books. Het Commissariaat voor de Media heeft voor oudere titels een overgangsafspraak gepubliceerd: e-books die in de afgelopen twee jaar per jaar meer dan 4.000 euro omzet (exclusief btw) uit downloads en streaming hebben gegenereerd, moeten uiterlijk op 1 mei 2027 toegankelijk zijn.

Deze eerste selectie is dus juridisch en cijfermatig. Maar alleen de omzetgrens zegt niet alles over de waarde van een boek voor lezers. Om die waarde beter te begrijpen, kan de uitgever met lezers in gesprek gaan en hun behoeften onderzoeken. Zo leert de uitgever zijn lezers beter kennen.

Ook de klok telt mee. Tot 1 mei 2027 kun je een ouder e-book omzetten van EPUB2 naar EPUB3 (de opvolger en huidige versie van de standaard voor e-books) mét behoud van het bestaande ISBN. Een groot voordeel, want zo houdt de titel zijn vindbaarheid, verkooppositie, rankings en reviews. Na die datum krijgt de nieuwe EPUB3-uitgave een nieuw ISBN en verschijnt die in webshops als nieuwe titel.

2. Breng titels in kaart

Een goede inventarisatie laat zien waar je staat en waar je kunt beginnen. Dat ondervonden ze bij Boom uitgevers: een educatieve uitgever die zijn digitale publicaties en platforms door Dedicon liet onderzoeken.

“We dachten dat we heel goed al bezig waren, maar er kwamen toch nog best wat verbeterpunten aan het licht”, vertelt Nathalie de Weerd, verantwoordelijk voor toegankelijkheid bij Boom uitgevers. Het team begon met drie vragen: “Wat doen we goed? Wat kan beter? Waar missen we dingen?”

Die vragen werken ook voor je backlist. Begin met een paar vaste gegevens per titel:

• Publicatiedatum
• Omzet per jaar uit downloads en streaming (over de afgelopen twee jaar)
• Verkoopvorm en huidige verkrijgbaarheid
• Bestandsformaat, zoals EPUB2 of EPUB3
• Beschikbaarheid en kwaliteit van het bronbestand: het oorspronkelijke bestand waaruit het e-book opnieuw kan worden gemaakt

Deze gegevens liggen vaak verspreid over de organisatie en externe partners. Zéker bij uitgevers die de conversie geheel of gedeeltelijk uitbesteden. Dedicon adviseert om ze samen te brengen in één overzicht. Deel de titels vervolgens in volgens de categorieën die het Commissariaat voor de Media hanteert op basis van de NUR-code, en controleer daarna de beschikbaarheid en kwaliteit van het bronbestand. Met dit overzicht maak je zo een eerste grove selectie.

3. Bepaal de volgorde

De volgende stap is een volgorde kiezen die verdedigbaar en uitvoerbaar is. De omzet vertelt welke titels binnen de afspraak vallen, maar niet welke je het beste eerst kunt aanpakken. Deze factoren helpen daarbij:

• Bronbestand: is er een bruikbaar bestand? En in welke staat is dat?
• Complexiteit: is het platte tekst? Of staan er bijvoorbeeld ook tabellen en afbeeldingen in?
• Inspanning: hoeveel herstel en controle zijn nodig? En welke expertise vraagt dat?
• Resterende levensduur: hoelang blijft de titel naar verwachting relevant en verkrijgbaar?
• Waarde voor lezers: wat betekent een toegankelijke versie voor gebruikers met leesbeperkingen? Dat is vooral belangrijk als je verder wil gaan dan de verplichting.

“Een titel waarvan het bronbestand klaarligt en die vooral uit lopende tekst bestaat, is vaak snel om te zetten.”

Myrthe van den Bogaert

relatiemanager Uitgevers & Onderwijs (Dedicon)

Deze praktische criteria helpen je bepalen wanneer een titel aan de beurt is. En dus niet of hij aan de beurt komt. “Een titel waarvan het bronbestand klaarligt en die vooral uit lopende tekst bestaat, is vaak snel om te zetten”, zegt Myrthe van den Bogaert, relatiemanager Uitgevers & Onderwijs bij Dedicon. “Daarmee doe je ervaring op voor de titels die meer vragen.”

Belangrijk: een conversie is méér dan een nieuw bestandsformaat. Je spoort oude bestanden op, controleert ze, zet ze om, valideert ze opnieuw en biedt ze opnieuw aan bij verkoopplatforms. EPUB3 is daarbij een technische randvoorwaarde, maar geen garantie. Of een e-book echt toegankelijk is, hangt af van de kwaliteit van wat erin zit, zoals een logische structuur met de juiste kopniveaus, beschrijvingen bij afbeeldingen en complete toegankelijkheidsmetadata.

4. Weeg zichtbaar af

Een beslismatrix helpt je om die factoren tegen elkaar af te wegen. Dedicon ontwikkelde er een voor Boom uitgevers. Die was niet bedoeld voor backlisttitels, maar voor het in kaart brengen van verbeterpunten in digitale publicaties en platforms. Toch is de opzet overdraagbaar en dus van mogelijke waarde voor alle uitgevers.

De matrix zet drie soorten criteria naast elkaar: de wettelijke verplichting, de baten voor de gebruiker (hoe groot de impact is en hoe groot de groep) en de investering voor de uitgever (de technische inspanning, eenmalig of structureel werk, en de benodigde kennis). Elk criterium krijgt een score en een gewicht. Zo wordt de prioritering transparant en navolgbaar.

“Elke business owner heeft zijn verantwoordelijkheid geprioriteerd en gepakt.”

Nathalie de Weerd

uitgeefmanager mbo (Boom uitgevers)

De matrix maakt afwegingen inzichtelijk, maar de uiteindelijke keuze ligt bij de uitgever. Bij Boom lag de keuze bij de business owners: de verantwoordelijken voor een product of platform. “Elke business owner heeft daarin zijn verantwoordelijkheid geprioriteerd en gepakt”, vertelt Nathalie.

Voor de backlist vertaal je de criteria dus naar je eigen fonds. Met bronbestanden, complexiteit en levensduur als investering en waarde voor lezers als baten. “Elke uitgever bepaalt zelf welke factoren het zwaarst meewegen”, aldus Myrthe. “De ingevulde matrix geeft je geen kant-en-klaar antwoord, maar laat zien waarom bepaalde titels voorrang krijgen. Dat maakt keuzes bespreekbaar, binnen de uitgeverij en met je leveranciers.”

[tekst gaat verder onder de afbeelding]

Deze link opent in een nieuw tabblad

Bijschrift: de tabel toont een gedeelte van de beslismatrix die Dedicon voor Boom uitgevers ontwikkelde; klik op de afbeelding voor grotere weergave.

5. Begin klein

Je hoeft niet de hele backlist tegelijk aan te pakken. Begin met een kleine, representatieve groep titels. Die laat zien hoeveel tijd, kosten en controle een conversie vraagt. En of een aanpak per batch haalbaar is. Groepeer daarna titels die op elkaar lijken. Eenvoudige tekstboeken kunnen vaak samen in een batch, terwijl titels met veel tabellen, beeld, noten of een vaste lay-out maatwerk vragen.

Ontbreekt de kennis om die keuzes zelf te maken? Dan kan Dedicon helpen om de aanpak en de matrix voor je eigen fonds verder uit te werken.

Leg bij elke keuze vast waarom een titel nu of pas later in het programma komt. Een titel die later aan de beurt komt, is daardoor niet minder belangrijk. Het is een planningskeuze. “Begin met een analyse van je systemen”, adviseert Nathalie. “Je moet er gewoon mee aan de slag gaan.”

6. Kijk vooruit

Uitgevers die hun backlist ordenen, zien meteen wat nieuwe titels eenvoudiger maakt: een goed bronbestand, een heldere structuur en duidelijke afspraken met leveranciers. “Het helpt vooral als je toegankelijkheid vanaf het begin meeneemt in hoe je werkt en publiceert”, zegt Nathalie. Zo is elke nieuwe titel meteen toegankelijk en blijft herstel achteraf je bespaard.